Ontwikkeling van Bedrijfsprotocollen E-mailgebruik

E-mailgebruik in een zakelijke omgeving lijkt zich meer en meer te ontwikkelen tot tijdvreter nummer 1 en steeds minder te voldoen aan het beeld van efficiënt communicatiemiddel dat het in het begin was. Vaak ontbreekt het aan een goed E-mail Protocol. Er zijn geen, onduidelijke of zeer globale afspraken over E- mail gebruik. Dat werkt een manier van communiceren in de hand die eerder vertragend werkt dan dat het de bedrijfsprocessen ondersteunt, ook omdat er veel onduidelijkheden kunnen ontstaan over bijvoorbeeld de status van e-mail berichten zoals: wat doe je met een CC'tje, wanneer gebruik je e-mail, wanneer niet, en wat mag je van de ontvanger verwachten?

Richtlijnen?

Over het algemeen geven individuele medewerkers hun eigen antwoorden op deze vragen. Maar vanuit het bedrijf of organisatie ontbreekt het aan een duidelijke richtlijn.

Inefficiënt E-mailgebruik veroorzaakt Informatiestress, tijdverlies en een toenemende werkdruk. Dat kost een organisatie onnodig extra tijd en geld.

HWO geeft al zo'n 7 jaar Werkplektrainingen waarin het E-mailgebruik een centrale rol inneemt. In de meeste bedrijven ontbreekt niet alleen een goed E-mail Protocol, maar ontbreekt het de meeste medewerkers ook aan vaardigheden en kennis van de toepassingen binnen het E-mailprogramma die juist een efficiënte manier van werken ondersteunen.

HWO adviseert bij het ontwikkelen van Bedrijfsprotocollen en geeft op maat gesneden trainingen "Efficiënt E-mailgebruik" op basis van het ontwikkelde Protocol. Indien er geen Protocol is kan de standaard training "Efficiënt E- mail gebruik" gegeven worden.

Protocol ontwikkeling:

Stap 1: Inventarisatie huidige situatie:

• Knelpunten in beeld brengen
• Gewenste situatie formuleren

Stap 2: Geldende afspraken in beeld brengen

• ongeschreven regels inventariseren
• geschreven regels inventariseren

Stap 3: Formuleren van technische randvoorwaarden in samenwerking met ICT

Stap 4: Implementatie

• welke afdelingen doen mee om het organisatiebreed in te zetten en doen wat en wanneer?
• ontwikkeling van training
• geven van training

Stap 5: Evaluatie

Voor meer informatie over het ontwikkelen van bedrijfsprotocollen kunt u het contactformulier gebruiken.