De hoeveelheden informatie waarmee medewerkers moeten werken zijn door onder andere de introductie van E- mail op de werkplek enorm toegenomen. Niet alleen de hoeveelheden, maar ook de snelheid waarmee informatie tot ons komt, maken soms dat het gevoel ontstaat overspoeld te worden. Dit is één van de redenen waarom e-mail zich lijkt te ontwikkelen tot tijd-vreter nummer één en zijn plek als effectief en snel communicatiemiddel aan het verliezen is.

Deze training is gericht op onder andere het beter gebruik leren maken van de mogelijkheden binnen Outlook/Lotus Notes en anderzijds een andere manier aanleren om met e-mail om te gaan, onder het motto "Wie is hier nu eigenlijk de baas ?". Deelnemers leren om:

• de inbox schoon te houden
• de werkstromen leren te (onder)scheiden
• meer overzicht te creëren op uitstaande acties of nog te ondernemen acties
• het eigen digitale archief optimaal gaan gebruiken
• het aantal ontvangen berichten te verminderen
• de Wizard - regels te gebruiken
• sneller beslissingen te nemen over bewaren of weggooien
• e-mail berichten sneller en makkelijker af te handelen
• de in-box te laten samenwerken met de elektronische agenda en de takenbalk
• minder tijd aan e-mail te besteden
• e-mail op een gestructureerde manier in te passen in de dagelijkse routines

Het hoofddoel is om meer rust in het eigen arbeidsproces te krijgen, meer overzicht te creëren en minder tijd aan de e-mail kwijt te zijn.

De training is Incompany & on the job.
Het aantal deelnemers is per groep is 6. Hiervan kan afgeweken worden.

Opzet van de training

Op de eerste dag wordt tijdens de ochtendbijeenkomst onder meer aandacht besteed aan:

• eigen gedrag
• wanneer wel en wanneer niet e-mail gebruik kan worden vanuit efficiencyoverwegingen
• uitleg van toepassingen en mogelijkheden met betrekking tot de agenda en takenbalk
• verwachtingen zender - ontvanger

Tijdens de middag vinden individuele werkplekbezoeken plaats, waarbij het vooral een kwestie van doen is, en er aan de slag gegaan wordt met het toepassen in de praktijk van onder andere:

• indelen e-mail omgeving
• opzetten e-mail archief
• inbox opschonen
• plan maken om inbox overzichtelijk te houden ( en min of meer leeg)
• wizard regels gaan gebruiken
• agenda en takenbeheer in relatie tot inbox
• plannen van e-mailafhandeling
• handig gebruik van Out-of-Office assistent

De individuele vervolgbezoeken vinden ongeveer drie weken later plaats. Voortgang en vragen, resultaten en gaten zijn onderwerp van gesprek.

Ongeveer 4 tot 6 weken later vinden wederom individuele werkplekbezoeken van gemiddeld 1 uur plaats. Stand van zaken met betrekking tot voorgenomen acties in het kader van een overzichtelijke e-mailomgeving en bovenstaande zaken. Puntjes op de i & Vraag en antwoord. Gezamenlijke evaluatie.

Voor meer informatie kunt u het contactformulier gebruiken.